關于2016級畢業生檔案材料整理裝檔有關事項的通知

各系：

2016級學生畢業離校在即，為了保證學生檔案材料的齊全完整，順利的做好畢業生檔案的裝檔工作，現就畢業生材料裝檔事宜做如下說明：

一、檔案裝袋內容

學生檔案包括高中和大學兩部分，高中檔案已于學生入校時交學工處。大學檔案即將于學生畢業后裝檔，大學期間形成的、應該裝入學生檔案的材料包括：

（1）高中檔案

（2）學生登記表

（3）畢業生登記表

（4）體檢表

（5）獎懲材料

（6）成績單

（7）報到證（白聯）

二、檔案封面填寫

1、在檔案袋左上角用水性筆寫好學生姓名、學號；

2、檔案袋上姓名、性別、籍貫依照《學生登記表》核對無誤后填寫；

3、必裝項目名稱（高中檔案、學生登記表、畢業生登記表、體檢表、成績單、報到證）必須寫在檔案袋上，若缺則不寫件數，并清理出來單獨放在一邊；非必裝項若沒有則名稱不必寫在檔案袋上。

三、裝檔注意事項

窗體頂端

1、由于集中裝檔的時間緊、任務重，請各系務必在檔案轉接前將材料準備工作做好，避免裝檔時出現混裝、錯裝現象，裝完的檔案按學號從小到大順序排序，小號在上大號在下。

2、在裝袋時，請務必認真仔細核對已裝入檔案袋中的大學檔案材料有無多裝、漏裝、混裝現象，特別注意同名同姓學生檔案的裝袋。

3、對于緩畢業、參軍、退學、休學、留級等原因不投寄的檔案，必須在其高中檔案袋上用鉛筆注明原因，并清理出來單獨放在一邊，由裝檔老師簽字確認。

4、對于在畢業生名單之列但缺成績單的學生檔案清理出來按學號順序從小到大排列后單獨放在一邊由裝檔老師簽字確認。

5、為確保裝檔工作順利進行，請各系選派一名老師為系部畢業生檔案裝檔負責人，對系部檔案材料進行核查，并以輔導員為單位填寫畢業生歸檔材料移交匯總表（見附表一）確認無誤后交學工處。

附表一：2016級畢業生歸檔材料移交匯總表

                                      學生工作處

2019年5月7日