各二級(jí)學(xué)院：
2018級(jí)學(xué)生畢業(yè)離校在即，為了保證學(xué)生檔案材料的齊全完整，順利的做好畢業(yè)生檔案的裝檔工作，現(xiàn)就畢業(yè)生材料裝檔事宜做如下說(shuō)明：
一、檔案裝袋內(nèi)容
學(xué)生檔案包括高中和大學(xué)兩部分，高中檔案已于學(xué)生入校時(shí)交學(xué)工處。大學(xué)檔案即將于學(xué)生畢業(yè)后裝檔，大學(xué)期間形成的、應(yīng)該裝入學(xué)生檔案的材料包括：
（1）高中檔案
（2）學(xué)生登記表
（3）畢業(yè)生登記表
（4）體檢表
（5）獎(jiǎng)懲材料
（6）成績(jī)單
（7）報(bào)到證（白聯(lián)）
二、檔案封面填寫
1、在檔案袋左上角用水性筆寫好學(xué)生姓名、學(xué)號(hào)；
2、檔案袋上姓名、性別、籍貫依照《學(xué)生登記表》核對(duì)無(wú)誤后填寫；
3、必裝項(xiàng)目名稱（高中檔案、學(xué)生登記表、畢業(yè)生登記表、體檢表、成績(jī)單、報(bào)到證）必須寫在檔案袋上，若缺則不寫件數(shù)，并清理出來(lái)單獨(dú)放在一邊；非必裝項(xiàng)若沒(méi)有則名稱不必寫在檔案袋上。
三、裝檔注意事項(xiàng)
窗體頂端
1、由于集中裝檔的時(shí)間緊、任務(wù)重，請(qǐng)各二級(jí)學(xué)院務(wù)必在檔案轉(zhuǎn)接前將材料準(zhǔn)備工作做好，避免裝檔時(shí)出現(xiàn)混裝、錯(cuò)裝現(xiàn)象，裝完的檔案按學(xué)號(hào)從小到大順序排序，小號(hào)在上大號(hào)在下。
2、在裝袋時(shí)，請(qǐng)務(wù)必認(rèn)真仔細(xì)核對(duì)已裝入檔案袋中的大學(xué)檔案材料有無(wú)多裝、漏裝、混裝現(xiàn)象，特別注意同名同姓學(xué)生檔案的裝袋。
3、對(duì)于緩畢業(yè)、參軍、退學(xué)、休學(xué)、留級(jí)等原因不投寄的檔案，必須在其高中檔案袋上用鉛筆注明原因，并清理出來(lái)單獨(dú)放在一邊，由裝檔老師簽字確認(rèn)。
4、對(duì)于在畢業(yè)生名單之列但缺成績(jī)單的學(xué)生檔案清理出來(lái)按學(xué)號(hào)順序從小到大排列后單獨(dú)放在一邊由裝檔老師簽字確認(rèn)。
5、為確保裝檔工作順利進(jìn)行，請(qǐng)各二級(jí)學(xué)院選派一名老師為畢業(yè)生檔案裝檔負(fù)責(zé)人，對(duì)本學(xué)院檔案材料進(jìn)行核查，并以輔導(dǎo)員為單位填寫畢業(yè)生歸檔材料移交匯總表（見(jiàn)附表一）確認(rèn)無(wú)誤后交學(xué)工處。
附表一：2018級(jí)畢業(yè)生歸檔材料移交匯總表
學(xué)生工作處
2021年5月11日